メールの受信トレイを空にするInbox Zeroを始めた

Gmailをメーラーとして使ってますが、メールを開くのがいまだに苦手です。これをどうにかしようと、メールをもっと気軽に消せる方法はないかなーと思ってInbox Zeroを思い出したのでやり始めました。

次の記事や動画を参考にしています。

基本的には、この動画を参考にして設定しました。

Inbox Zeroの設定方法

細かい設定は参考にした動画や記事の方に任せます。

Gmailの”設定”でやること

詳細タブ
- [ ] 自動表示を有効化(アーカイブしたときに次のメールを自動で開く)
- [ ] カスタムキーボードショートカットを有効化
  - “キーボードショートカット”というタブが増えて、ショートカットをカスタマイズできる
全般タブ
- [ ] 送信＆アーカイブを表示する(送信したらアーカイブできる)
- [ ] 自動表示: 前と次は好みで
- [ ] キーボードショートカット: ON
ラベルタブ(ラベルはお好みで)
- [ ] Action Required ラベルを追加
- [ ] Read Later ラベルを追加
- [ ] Waiting ラベルを追加
受信トレイタブ
- [ ] マルチ受信トレイを選択
- [ ] セクション1,2,3に、次のラベル検索を追加
  - l:Action Required
  - l:Waiting
  - l:Read Later

これで設定は完了して、ホームに戻ると左右にトレイが並んだ感じの画面になります。

inbox

Inbox Zeroの運用

Inbox Zeroはよくわかっていませんが、基本的にGTDと同じようなものだと思います。なので、メールをとりあえず開いて、次のようなフローでメールをラベリング and アーカイブするだけです。

メールを開く
2分以内にできる? → すぐ処理(返信とか)してアーカイブ
自分以外の対応を待つ必要がある? → Waitingラベルをつけてアーカイブ
自分で対処しないといけない? → Action Requiredラベルをつけてアーカイブ
後でしっかり見る必要がある? → Read Laterラベルをつけてアーカイブ
その他 → アーカイブ

指の動き的にはeを連打しながら、たまにvを押してラベルをつけるだけです。

基本全部アーカイブするので、受信トレイは空になるのでInbox Zeroというのだと思います。既存のメールは頑張って全部を選択してアーカイブを繰り返してアーカイブしました。

この辺はGTDのよく見る図とかと流れは同じだと思います。

GTD®とは - ストレスフリーの仕事術「GTD®」

全部アーカイブしたら、ラベルをつけたものだけが右のカラムに表示されるので、その後ラベルに基づいて処理するだけです。このときにラベルを手動で外してるけど、なんかショートカットで綺麗に外せない(yとかそれっぽいけどラベルが消えない)

基本的な設定と運用はこれだけなのですが、いくつか工夫しないとメールが無駄に増えてしまいました。その工夫をメモっておきます。

Inbox Zeroの工夫

メールマガジン

メールマガジンはRSSリーダで読むように移行しました。また、Inoreaderだとメールを受け取ってRSSにする機能もあります。

RSSフィードとして購読
メールをRSSフィードとして受け取る

実際に移行してみると、メールで受け取る必要があるメールマガジンは実はなかったというのが発見でした。

GitHub

GitHub NotificationsはWatchで崩壊してるので、関係するGitHubリポジトリの通知はメールで受け取っています。 GitHubはOrgnizationごとに通知先のメールアドレスを変更できるので、それでうまくフィルターしています。

GitHubのメール通知とGmailのフィルター設定 | Web Scratch

そのメールに対する対処は次のようなイメージでやっています。

Issueのトリアージ
- すぐできるので、GitHubにラベルをつける
Issueへのコメント
- テンションによるので、すぐやる or Action Required ラベルをつける
PRのレビュー
- テンションによるので、すぐやる or Action Required ラベルをつける

dependabot

GitHubリポジトリのセキュリティアップデートのみはdependabotでやってます。それ以外のメンテナンス的なアップデートはrenovatebotでautomergeしてます。

azu/renovate-config: Shareable config for Renovate (renovatebot.com)

dependabotはautomergeをしてくれないので、メールに対して @dependabot merge という返信をしています。 PRやIssueのメールに返信するとGitHubのコメントとして扱えるので、@dependabot mergeを送ってCIが通ってるならマージされます。 PRのマージボタンを押してマージしないのは、悪意ある攻撃者がdependabotと偽装してpackage-lock.jsonとかに細工したPRを送られると気付けないからです。

Why npm lockfiles can be a security blindspot for injecting malicious modules | Snyk

@dependabot mergeコメントなら、PRの送り主がdependabotじゃないならマージされません。

一方で、dependabotの通知は基本的に見たくない(リポジトリが1000以上あるので無限にPRの通知がきます)ので、dependabotからのPRに対して自動で @dependabot merge を返信するGASを動かしています。

ちょっと雑なコードなので、誰かがいい感じにしてくれると思います。

// MIT LICENSE ©️ azu
// Interval hours
const FETCH_INTERVAL_HOURS = 12;
const YOUR_MAIL_ADDRESS = "{yourmaiel}@gmail.com"
const MERGE_REPLY_LABEL = "dependabot-merge"; // 除外するラベル
function fetchPublishedMails() {
    const now = Math.floor(new Date().getTime() / 1000);
    const timeTerm = now - (60 * 60 * FETCH_INTERVAL_HOURS);
    // -label does not apply thread
    // https://webapps.stackexchange.com/questions/62881/exclude-label-from-a-gmail-search
    // -cc:[email protected]
    // ignore comment = thread
    const strTerms = `after:${timeTerm} from:dependabot[bot] <[email protected]> deliveredto:${YOUR_MAIL_ADDRESS} -l:${MERGE_REPLY_LABEL} -cc:[email protected]`;
    console.log("Search: ", strTerms);
    return GmailApp.search(strTerms);

}

/**
 * Creates time triggers.
 */
function createTimeTrigger() {
    ScriptApp.newTrigger('main')
        .timeBased()
        .everyHours(FETCH_INTERVAL_HOURS)
        .create();
}

function main() {
    const threadList = fetchPublishedMails()
    if (threadList.length === 0) {
        console.log("No new mail");
        return;
    }
    console.log("New mail threads: " + threadList.length);
    if (threadList.length > 100) {
        throw new Error("Too many replyTo");
    }
    threadList.forEach((mainThreads, index) => {
        const message = mainThreads.getMessages()?.[0];
        if (!message) {
            return;
        }
        const replyTo = message.getReplyTo();
        console.log("replyTo", replyTo);
        // need to embed replayTo into body for recognizing by GitHub
        // 2022年12月18日(日) 18:22 dependabot[bot] ***@***.***>:
        message.reply(`@dependabot merge

${new Date().toLocaleString()} ${replyTo}
`);
        mainThreads.addLabel(GmailApp.getUserLabelByName(MERGE_REPLY_LABEL));
        Utilities.sleep(1000);
    });

}

なんかもっといい方法が欲しいです(GitHub Actionsはリポジトリごとなので設定が厳しいです)。

Action Requiredラベルの自動化

気軽にアーカイブしていくので、Action Requiredなメールをすっ飛ばすこともありそうです。なので次のようなフィルターを書いてました。

条件: subject:(Action required)
処理: ラベル「Action Required」を付ける

Note

マルチ受信トレイでは、メインを未読のみの表示にできませんでした
- 未読がずっと見えるのは変なので、アーカイブする運用にしてるんだと思います(未読のみ表示ができるなら、アーカイブじゃなくても良いと思います)
- アーカイブと未読は、感覚的に違いはないです(検索とかはできるので消えるわけじゃない)
左のサイドバーは、左上のハンバーガーメニューから折り畳めます
- これでマルチ受信トレイの領域を広くできます
- 左のメニューは送信済み(is:sent)とスター(is:star)の確認をたまにするぐらい
- これも検索クエリにできるので、右カラムに追加もできます。ただ積もるので自分は足してないです

まとめ

結構シンプルな設定で、Inbox Zeroができていそうです。

eでアーカイブが気軽にできるようになって、メールがRSSリーダ(RSSリーダはIrodrを使ってます)にちょっと近くなりました。以前よりはメールを開くまでに気合を入れる時間が減った気はします。メールクライアントの未読通知のbadgeがちゃんと未読の意味になったので、クライアントを開く回数が減りました。

不満なところはGmailとかのクライアントの問題でいくつかあります。

eで間違ってアーカイブしたときにそのメールを見直しにくい
- jで進んだら、kで戻る感じにしたい
yで Action Required とかつけたラベルが消えてくれない(処理が終わったら外したい)
Action Required とかのラベルをショートカット一発でつけたい
マルチカラムだとラベルをつけても、右カラムにリロードするまで反映されない
次に移動するメールがわかってた方がRSSリーダの感覚に近いので、そうしたい
- 現状はキーを押すまでわからないから、キーが押しにくい
T 押したときにGoogle Taskにメールを入れられるけど、これをNotionとか自作のエンドポイントに送りたい
- Google Workspace アドオンを使用して Gmail を拡張する | Apps Script | Google Developersだとショートカットに乗せるのはできない?

自分は受け取るメールの総量がそんな多くないのでなんとかなってますが、この辺もっと軽い感じにできるといいなーと思いました。 (そういうクライアントとかあるのかなー、でも大体Gmailレベルのフィルターができるものがなくて止まってる気がする)

Inbox Zeroをやる前から未読自体はあまり多くないタイプでしたが、同じもの(メルマガなど)が1-2週間残りがちなので0にするために実施した感じです。 “後で見る”を既読未読 + 未読のみを表示で表現すると、毎回視界に入るのが負荷になるので、それをどうにかしたかったというが主な理由な気がします。